Jak skonfigurować automatyczne przypomnienia i powiadomienia w Voopty, aby zwiększyć produktywność?
We współczesnym świecie efektywne zarządzanie czasem jest koniecznością. To pewna aksjomatyczna zasada wśród menedżerów i dyrektorów, którzy dążą do maksymalnego oszczędzania czasu i wysiłku, jednocześnie automatyzując wszystkie kluczowe procesy w najlepszy możliwy sposób. Automatyczne przypomnienia i powiadomienia stały się niezastąpionym narzędziem dla centrów edukacyjnych i szkół online. Dlatego właśnie system CRM Voopty pozwala znacznie zwiększyć efektywność pracy nauczycieli, administratorów i uczniów.
Voopty to coś więcej niż zwykły CRM do zarządzania biznesem. To wyspecjalizowany system CRM/ERP, stworzony specjalnie z myślą o potrzebach placówek edukacyjnych. Pomaga skutecznie kontrolować wszystkie procesy, w tym dzięki funkcji automatycznych przypomnień i powiadomień.
Instrukcja krok po kroku dotycząca konfiguracji automatycznych przypomnień i powiadomień w systemie CRM Voopty:
- Zaloguj się do platformy Voopty za pomocą swojego loginu i hasła. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem – zarejestruj się.
- Przejdź do sekcji CRM „Powiadomienia”. Znajdziesz ją w głównym menu po lewej stronie, klikając na trzy poziome kreski.
- W sekcji „Powiadomienia” masz możliwość skorzystania z dwóch podsekcji – „Wysyłki” i „Przypomnienia”.
- Po wybraniu jednej z podsekcji zapoznasz się ze wszystkimi opcjami i określisz, które powiadomienia są potrzebne w danej sytuacji:
- Wysyłki – ta podsekcja pozwala tworzyć i automatyzować masowe powiadomienia dla uczniów lub ich rodziców. Możesz informować o ważnych wydarzeniach w placówce edukacyjnej lub na przykład o przerwach świątecznych. Można to skonfigurować zarówno dla uczniów z sekcji „Moi klienci”, jak i dla potencjalnych klientów z sekcji „Pozyskiwanie i utrzymanie klientów”. Aby lepiej zrozumieć, obejrzyj film instruktażowy na naszym kanale YouTube o wysyłkach.
- Przypomnienia – ta podsekcja jest specjalnie zaprojektowana do konfigurowania przypomnień osobistych. Możesz ustawić wyzwalacze automatycznych wiadomości w zależności od potrzeb, np.:
- Przypomnienie o nadchodzących lekcjachPrzypomnienie o zaległościach w płatnościachPrzypomnienie o kończącym się abonamencie
W systemie CRM Voopty można wybrać różne kanały do wysyłki przypomnień:
- Bot Telegram/Viber
To zależy od tego, jakie dane zostały zapisane w karcie nauczyciela lub klienta – adres e-mail lub numer telefonu (pod warunkiem, że adresat subskrybował chatbota Twojej placówki).
Po zakończeniu konfiguracji i sprawdzeniu poprawności – aktywuj funkcję i przetestuj ją.
📌 Rekomendacja: wyślij testowe powiadomienie, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.
Korzyści z automatycznych przypomnień i wysyłek:
- Poprawa dyscypliny uczniów – regularne przypomnienia o lekcjach i zadaniach pomagają uczniom być bardziej zorganizowanymi i unikać nieobecności.
- Bardziej efektywna praca nauczycieli i administratorów – dzięki automatyzacji rutynowych procesów pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.
- Lepsza komunikacja – powiadomienia wielokanałowe gwarantują, że wiadomości dotrą do adresatów – zarówno przez e-mail, jak i przez wiadomość w chatbotcie.
- Pełna integracja z innymi modułami – Voopty synchronizuje powiadomienia z harmonogramem, danymi finansowymi i zadaniami, zapewniając płynne działanie systemu.
Korzystanie z automatycznych przypomnień i powiadomień w systemie ERP Voopty pomaga:
✅ Poprawić dyscyplinę uczniów
✅ Zoptymalizować codzienną pracę nauczycieli i administratorów
✅ Poprawić komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu edukacyjnego
Dzięki integracji harmonogramu, modułów finansowych i zadań, Voopty zapewnia pełną kontrolę nad wszystkimi procesami.